Inleiding
...
SharePoint 2010
In essentie richt SharePoint zich op het effectief en efficiënt samenwerken van mensen, in de zin van samenwerken aan documenten, het maken en publiceren van afspraken, het invullen en delen van taken en beschikbaar stellen van informatie.
Dit gebeurt op een zodanige manier dat deze informatie door individuen makkelijk en eenvoudig terug te vinden en op te roepen is. En dat alles ook nog eens onafhankelijk van werkplek en locatie, via intranet en internet. SharePoint 2010 biedt meer mogelijkheden dan eerdere versies en is eenvoudiger te gebruiken. Het biedt de tools die nodig zijn voor het effectief beheren en delen van informatie, het automatiseren van organisatieprocessen, samenwerking en het onderhouden van het onderlinge contact.
Share- Point 2010 is daarbij de kerncomponent binnen het Microsoft Office-pakket. Het vormt een geïntegreerd systeem dat bestaat uit programma’s, servers en services. Het verbetert de productiviteit van individuen en teams, deelt informatie slimmer en versnelt bedrijfsprocessen.
SharePoint vormt zo een belangrijke schakel in de samenwerking binnen grote en kleine organisaties. De toepassingen die voor een groot deel de gereedschapskist voor informatiewerkers vormen, zoals Excel, InfoPath, OneNote, Outlook, PowerPoint, Project, Publisher, Visio, Word, maar ook peer-to-peersoftware zoals Workspace (voorheen Groove), werken probleemloos samen binnen SharePoint.
Samengevat: SharePoint 2010 is het centrale programma in Microsoft Office 2010 dat mensen, processen en gegevens bij elkaar brengt.
Geïntegreerde manier van werken
Een geïntegreerde manier van werken – zoals in SharePoint – vraagt veel van kennis- en informatiewerkers, maar ook van functioneel beheerders die een onmisbare rol spelen in de acceptatie en inbedding van nieuwe applicaties binnen de organisatie. Bij introductie van nieuwe softwaregereedschappen kunt u netjes de aangeboden cursus volgen, maar daarna bestaat vaak behoefte aan just-in-timeinformatie.
Deze behoefte kan deels worden ingevuld met hulp van FAQ’s en onlinehelpsystemen, maar die beantwoorden vaak niet de directe, praktische vragen en probleempjes waar de kenniswerker op dat moment mee te maken heeft: ‘Hoe doe ik dit?’, ‘Waar staat dat?’ en ‘Hoe kom ik bij…?.
De intentie van dit Handboek SharePoint 2010 is om juist hierin te voorzien. Daar komt nog bij dat het huidige aanbod van SharePoint-boeken nog altijd voornamelijk Engelstalig is, terwijl er bij Nederlandstalige gebruikers juist behoefte is aan een Nederlandstalige handleiding.
Wat mag u van dit boek verwachten?
Dit Handboek SharePoint 2010 is geschreven voor een gemêleerd gezelschap. Het doel is om in een gedetailleerd, maar begrijpelijk format die kennis te bieden die nodig is om effectief gebruik te kunnen maken van Microsoft SharePoint 2010 voor:
- informatie- en kenniswerkers binnen kleine, middelgrote en grote organisaties, die met SharePoint gaan werken.
- MBO/HBO-studenten die op zoek zijn naar een introductie over SharePoint of die SharePoint in hun studieomgeving willen (of moeten) gebruiken.
- Managers die moeten beslissen over de praktische bijdrage die SharePoint binnen hun organisatie zou kunnen bieden.
- Geïnteresseerde lezers die graag up-to-date willen blijven met de nieuwste ICT-ontwikkelingen.
Wanneer u SharePoint 2010 nog nooit hebt gebruikt, met eerdere versies van SharePoint hebt gewerkt, SharePoint al langer gebruikt of daar net mee bent begonnen, dan is dit boek voor u. Daarbij ligt de focus niet alleen op het gebruik van SharePoint 2010, maar ook op de integratie van SharePoint met de andere Microsoft Office-producten.
Bonus: installatie van SharePoint Server 2010
Als bonus – en voor lezers die per se zelf met SharePoint Server 2010 aan de slag willen – krijgt u als afsluiter twee (korte) hoofdstukken die u op weg helpen met een lokale installatie van Microsoft Office SharePoint Server 2010 en met het configureren van de sites uit het boek.
Deze twee bijzondere hoofdstukken staan niet in dit boek, maar u kunt ze als PDF-bestand downloaden vanaf www.cfwebforge.com/sharepoint of bij de uitgever: www.vanduurenmedia.nl. Hiermee kunt u de theorie uit dit boek ook feitelijk in de praktijk toetsen – iets wat ik u van harte aanbeveel!
Met deze twee bonushoofdstukken verlaat u het pad van de gebruiker en betreedt u het domein van de beheerder en administrator. Daarmee is de maximale range die ik met dit boek voor de directe gebruiker wil bestrijken, bereikt.
De structuur van dit boek
De hoofdstukken in dit boek zijn georganiseerd in vier delen, de bonushoofdstukken vormen deel vijf.
Deel I – Kennismaking met SharePoint 2010
Hoofdstukken 1 tot en met 3 bieden een introductie tot SharePoint. Uitgelegd wordt wat SharePoint 2010 is, hoe de structuur van een SharePoint-site en subsites eruitziet en wat de gebruiksmogelijkheden van de verschillende sites zijn. Tegelijk leert u in deze hoofdstukken waar u wat kunt vinden als u een SharePoint- site op uw scherm hebt staan.
Deel II – Werken met SharePoint-sites
De hoofdstukken 4 tot en met 7 vormen deel II. Dit deel gaat dieper in op de mogelijkheden die SharePoint-sites bieden. Bestonden de sites bij de kennismaking alleen nog uit de standaardcomponenten en webonderdelen, in dit deel voegt u webonderdelen aan de site toe. Stap voor stap en aan de hand van praktische voorbeelden, tabellen en afbeeldingen leert u met SharePoint te werken en de website naar uw hand te zetten.
Deel III – SharePoint en Microsoft Office-applicaties
Deel III, hoofdstuk 8, bespreekt de integratie van SharePoint met andere Microsoft-applicaties en leert u hoe u bestanden vanuit Office-applicaties in SharePoint voor anderen beschikbaar maakt. SharePoint kent een sterke integratie met Microsoft Office-applicaties, zodat u vanuit SharePoint met Officeapplicaties kunt werken en andersom. Als voorbeelden komen onder meer Microsoft Word, Excel en Powerpoint aan bod.
Deel IV – P2P met SharePoint Workspace; implementatie van een SharePoint-site
Hoofdstuk 9 gaat nader in op SharePoint Workspace. U leert hier welke toegevoegde waarde SharePoint Workspace heeft voor samenwerking binnen SharePoint. In hoofdstuk 10 leert u aan de hand van een praktisch voorbeeld welke stappen u moet nemen om een sitecollectie in te richten voor een projectgroep. De websjablonen en webonderdelen kent u inmiddels – nu de praktische implementatie nog.
De hoofdstukken 1 tot en met 10 bieden de fundamentele kennis die u nodig hebt om als gebruiker of als sitebeheerder succesvol met SharePoint 2010 te werken. Deze hoofdstukken kunt u dan ook beschouwen als een handleiding of naslagwerk als u SharePoint in het dagelijkse werk gaat gebruiken.
Deel V – Installatie, beheer en administratieve taken
De hoofdstukken 11 en 12, – beschikbaar op het web en buiten dit handboek gehouden – vormen het afsluitende deel V.
Deze hoofdstukken gaan dieper in op de beheer- en de administratieve taken voor SharePoint. Niet direct van belang voor de dagelijkse gebruiker, zijn deze hoofdstukken wel van belang voor SharePoint Administrators en sitebeheerders. Deze hoofdstukken zijn ook essentieel voor degene die willen ervaren hoe de theorie uit het boek in de praktijk werkt. Uitgelegd wordt hoe u zelf een lokale SharePoint Server 2010 installeert en hoe u daarin toplevel SharePoint-sites creëert. Via deze hoofdstukken is het mogelijk alle theorie uit de voorgaande tien hoofdstukken op uw systeem aan de werkelijkheid te toetsen. Voor hen die op deze manier SharePoint in de praktijk willen toetsen, zal – waar nodig – in de voorgaande hoofdstukken naar deze hoofdstukken worden verwezen. Hoofdstuk 3 – 18 Hoofdstukindeling
Deel I – Kennismaking met SharePoint 2010
Hoofdstuk1 – Introductie
Dit hoofdstuk introduceert u in de wereld van Microsoft SharePoint. U krijgt een uitleg over de structuur van een SharePoint-site en inzicht in de relatie tussen Microsoft SharePoint Foundation en Microsoft Office SharePoint Server 2010.
Hoofdstuk 2 – Sites
Dit hoofdstuk toont de details die u nodig hebt om wegwijs te worden binnen een SharePoint-site: waar zit wat?. De focus ligt daarbij op de mogelijkheden die Microsoft SharePoint Foundation – de basis van SharePoint 2010 – u biedt. De verschillende typen sites komen aan bod, maar er is ook aandacht voor de bladermogelijkheden, het aanpassen en personaliseren van SharePoint-sites en de zoekmogelijkheden binnen SharePoint. Gebruikt u SharePoint Server, dan is ook dit hoofdstuk voor het werken met SharePoint nog steeds van belang.
Hoofdstuk 3 – SharePoint Server 2010
Dit hoofdstuk focust op de toegevoegde mogelijkheden van Microsoft Office SharePoint Server 2010. SharePoint Server 2010, gebouwd ‘bovenop’ SharePoint Foundation 2010, biedt extra mogelijkheden en in dit hoofdstuk leert u hoe u die extensies kunt gebruiken en waar u ze binnen een SharePoint-site kunt inzetten. En werkt u met SharePoint Foundation, dan vindt u in dit en de volgende hoofdstukken informatie die ook in uw situatie zeker bruikbaar is.
Deel II – Werken met SharePoint-sites
Hoofdstuk 4 – Webonderdelen
Webonderdelen (Web Parts) zijn de kleinere onderdelen uit SharePoint-sites. Vergelijkbaar met componenten kunt u ze als kant-en-klare legosteentjes in uw eigen SharePoint-site inzetten. In dit hoofdstuk ontdekt u hoe u met hulp van deze componenten uw website, afgestemd op uw specifieke behoefte, kunt aanpassen en inrichten.
Hoofdstuk 5 – SharePoint-Bibliotheken
Bibliotheken (Libraries) worden in SharePoint gebruikt als locatie om uw teksten, bestanden, Officedocumenten, formulieren, afbeeldingen en presentaties op te slaan en waar u ze – naar wens – weer beschikbaar kunt maken voor anderen. U leert welke soorten bibliotheken er zijn, hoe u ze creëert, welke gebruikersopties u aan bibliotheken mee kunt geven en hoe u ze aan uw site kunt toevoegen.
Hoofdstuk 6 – Lijsten, contacten en gebeurtenissen
Lijsten, contacten en gebeurtenissen hebben allemaal de kenmerken van lijsten. U leert wat lijsten zijn, hoe u ze maakt en toevoegt aan uw SharePoint-site. Tegelijk gaat dit hoofdstuk dieper in op de integratie van SharePoint met een paar andere lijsten: uw gegevens uit Microsoft Outlook. 19 Handboek – SharePoint 2010
Hoofdstuk 7 – Taken en gebeurtenissen
Taken en gebeurtenissen zijn vergelijkbaar met lijsten. Dit hoofdstuk is dan ook een vervolg op het vorige, maar nu ligt de nadruk op het (het bijhouden van) werkprocessen. Deel III – SharePoint en Microsoft Office-applicaties
Deel III – SharePoint en Microsoft Office-applicaties
Hoofdstuk 8 – Integratie met Microsoft Office en Windows
De primaire functie van SharePoint is het beschikbaar maken en delen van informatie. Omdat veel informatie geproduceerd wordt met behulp van Office-applicaties is het ook niet verwonderlijk dat SharePoint hierin een integrerende rol speelt. In dit hoofdstuk leert u hoe u efficiënt gebruik maakt van de sharing-mogelijkheden van SharePoint in combinatie met (lokale) Office-applicaties zoals Microsoft Word, Excel en PowerPoint. Zijdelings passeren ook de andere Microsoft Office applicaties de revue.
Deel IV – P2P met SharePoint Workspace
implementatie van een SharePoint-site
Hoofdstuk 9 – P2P samenwerking met SharePoint Workspace
Share- Point Workspace is de opvolger van Microsoft Office Groove 2007. Workspace biedt u een persoonlijke ruimte waarin u kunt samenwerken met kleine teams binnen of buiten de organisatie zonder dat u Share- Point nodig hebt. Dit hoofdstuk legt uit hoe u dat voor elkaar krijgt.
Hoofdstuk 10 – Governance en Implementatie van een projectsite in SharePoint
In de vorige hoofdstukken hebt u geleerd wat SharePoint-websites zijn, welke webonderdelen daarin voorkomen en hoe u die naar uw hand kunt zetten. Wat u nog niet hebt geleerd, is hoe u al die onderdelen uiteindelijk kunt combineren tot een site, waarbinnen verschillende functionarissen en afdelingen met elkaar aan een project kunnen samenwerken. Uitgaande van een bedrijf met een daarin te starten projectgroep, ziet u welke stappen u moet nemen om een projectsite te implementeren.
Deel V – Installatie, beheer- en administratieve taken
Dit deel vindt u op internet.
Hoofdstuk 11 – SharePoint Server 2010 installeren
Wie de theorie uit de voorgaande hoofdstukken te droog vindt en graag met de handen aan de knoppen zit, vindt hier een stappenplan om zelf een SharePoint Server in te richten. Te beginnen met de noodzakelijke systeemeisen, vindt u hier hyperlinks naar en een installatiebeschrijving van de onderdelen die u daarvoor nodig hebt: ISS, .Net Framework 3.5 en Microsoft Office SharePoint Server 2010.
Hoofdstuk 12 – Beheertaken
Als SharePoint Server 2010 eenmaal op uw systeem is geïnstalleerd, kunt u aan de hand van dit hoofdstuk direct aan de slag met alles wat u in de hoofdstukken 2 tot en met 10 leert. Bovendien leert u in dit hoofdstuk nog iets meer over gebruikers, gebruikersrechten en beveiliging.
En hier verklap ik hoe u uw lievelingssjablonen uit SharePoint 2007 in 2010 kunt activeren. Bij de officiële installatie van SharePoint 2010 zijn een aantal sjablonen uit SharePoint 2007 namelijk op non-actief gesteld. Wat niet betekent dat ze echt helemaal weg zijn...!
Wat is nieuw in SharePoint 2010?
SharePoint 2010 is op veel fronten verbeterd. Dat geldt niet alleen voor het beheer van data en documenten, maar ook voor het toepassen van Rich Media, zoals het invoegen van Flash- en videocontent, YouTube, podcasting en social media.
Voor hen die gewerkt hebben met eerdere versies van SharePoint – en bekend zijn met onderstaande begrippen – een paar van de belangrijkste toevoegingen:
- Documentmanagement In SharePoint 2007 ontbrak de mogelijkheid om op een eenvoudige manier dossiers samen te stellen: een verzameling Word-, Excel-, Powerpoint-, Project-, Publisher- en Visiodocumenten, die in een bepaalde context bij elkaar horen. Met documentsets is dit in SharePoint 2010 opgelost.
- Business Connectivity Services: communicatie met externe gegevensbronnen De Business Data Catalog (BDC) uit SharePoint 2007 is vervangen door de Business Connectivity Services (BCS). Net als de BDC wordt de BCS gebruikt om data uit externe databases zichtbaar te maken in SharePoint. BCS biedt echter de nieuwe mogelijkheid om ook schrijfacties te verrichten in de externe database.
- Social Networking functies Microsoft heeft goed gekeken naar wat er op dit moment op internet gebeurt en dan met name naar het gebruik van social media zoals Hyves, Facebook en LinkedIn. Steeds meer mensen zijn lid van een of meer sites en delen daar allerlei informatie over werk en privé leven. In SharePoint 2010 kunnen individuele gebruikers documenten, interne en externe sites van tags voorzien en waarderingen toekennen. Deze informatie wordt verzameld in het profiel van de gebruiker, zodat deze informatie ook beschikbaar is voor collega’s in de rest van de organisatie.
- Visio Services In SharePoint 2007 zijn de Excel Services bekend, waarmee het mogelijk is om Excel werkbladen, of onderdelen daarvan, in een SharePoint-pagina te tonen met behulp van een webonderdeel. Naast Excel Services zijn er in SharePoint 2010 nu ook Visio Services waarmee u Visio-tekeningen direct in een webpagina kunt tonen en bewerken. Met de zoomslider kunt u snel in een tekening in- en uitzoomen. 21 Handboek – SharePoint 2010
- Ondersteuning voor streaming media Nieuw in SharePoint 2010 is de Asset Library template, een bibliotheek speciaal bedoeld voor het opslaan van Rich Media bestanden. Podcasting, importeren van foto´s, video en audio (tot aan 2 MB), in Sharepoint is dit allemaal mogelijk.
- Co-authoring Gelijktijdig samenwerken aan één document. Met de coauthoring feature is het mogelijk om gelijktijdig met meer collega’s aan een Word- of PowerPointdocument te werken. Om een document te bewerken, stuurt u een link naar dat document in de SharePoint-bibliotheek en alle betrokkenen kunnen tegelijkertijd hun feedback geven.
- Uitgebreidere ondersteuning voor mobiele apparaten De SharePoint-webpagina’s zijn geoptimaliseerd voor mobiele apparaten. Vanaf uw smartphone kunt u nu werken met Microsoft Office Word-, Excel- en PowerPoint-documenten, blogs, wiki’s, sites en back-end business data.
- Verbeterde wiki en zoekfunctionaliteit U kunt nu wiki’s aan iedere site toevoegen en ze kunnen zowel webcontent als webonderdelen bevatten. De nieuwe zoekmogelijkheden in SharePoint 2010 maken het gemakkelijker om relevante informatie boven water te halen en collega’s te vinden. Naast deze SharePoint-functionaliteit zijn een aantal andere zaken verbeterd.
- Het lint Het lint (ribbon) kent u uit Office 2007 en het komt op veel plaatsen in de SharePoint-interface terug, zowel voor eindgebruiker als voor beheerders en ontwikkelaars. In het lint staan veelgebruikte opdrachten, tools en opties die in vorige versies van SharePoint soms lastig te vinden waren. Hoewel het lint nieuw is, zijn de controls zelf – qua functionaliteit – weinig veranderd ten opzichte van de vorige SharePointversies. Veelal hebben ze dezelfde werking, maar is alleen de representatie op het scherm anders en zijn de functies voor gebruikers makkelijker te bereiken.
- JScript en Ajax Microsoft heeft met SharePoint 2010 flink gebruikgemaakt van JScript en Ajax, met als resultaat dat SharePoint aanzienlijk intuïtiever te gebruiken is.
- Silverlight-ondersteuning Het zal bepaald geen geheim zijn dat Microsoft Silverlight promoot. U kunt Silverlight vergelijken met Adobe’s FlashPlayer, een browserplug-in voor Rich Media content. Rich Media betekent vaak (veel) animatie in uw browser, eventueel gepaard met interactie van de gebruiker. Nieuw in SharePoint is dan ook het Silverlight- webonderdeel, dat het mogelijk maakt Silverlight-content eenvoudig in een SharePoint-pagina in te voegen.
- Browser Support Naast Internet Explorer 7 en 8 ondersteunt SharePoint 2010 nu ook de laatste versies van Mozilla FireFox en Apple Safari. De ondersteuning van Internet Explorer 6 is in SharePoint 2010 niet langer aanwezig.
Hoewel de lijst niet uitputtend is, kan gezegd worden dat de grootste vernieuwing in SharePoint 2010 zit in het stabiliseren en perfectioneren van de functionaliteit, zodat het pakket nu met aanzienlijk minder maatwerkaanpassingen kan worden ingezet voor zeer uiteenlopende bedrijfsprocessen.
Dank
Zoals altijd wil ik een paar mensen bedanken die – zonder dat ze dat misschien ten volle beseffen – voor mij belangrijk waren (en zijn): Marijn, voor zijn uitgebreide knowhow over besturingssystemen, servers en wat dies meer zij, en Rommie, mijn lief, voor het eindeloze geduld. En niet in de laatste plaats, dank aan alle mensen bij Van Duuren Media, voor het mogelijk maken van dit boek.
Peet
Over de auteur
Peter van der Woude treedt op als adviseur ICT/programmeur en is als freelancer onder meer betrokken bij cfWebforge, een klein designbureau in de ommelanden van Deventer. Zijn werkgebied bestrijkt desktoppublishing, grafisch ontwerp, webdesign en applicatieontwikkeling (ColdFusion, PHP, Delphi, Java).
In zijn schaarse vrije tijd is hij betrokken bij vrijwilligerswerk, leest, schrijft artikelen, is actief met olieverf en canvas en onderneemt (nimmer eindigende) pogingen het huis schoon te houden. www.cfwebforge.com is zijn thuisbasis van waaruit hij zich bezig houdt met freelance web-, applicatie- en designopdrachten. Daar vindt u ook de errata, de voorbeelden en de additionele informatie uit dit boek.
Voor technische vragen kunt u terecht op sharepoint@cfwebforge.com en op het discussieforum www.vanduurenmedia.nl/forum/default.asp. |